5 errori che gli organizzatori di eventi fanno con le registrazioni
Dopo aver analizzato centinaia di flussi di registrazione agli eventi, abbiamo identificato cinque errori critici che continuano a presentarsi. Questi errori costano agli organizzatori denaro, fanno perdere potenziali partecipanti e creano mal di testa inutili. La buona notizia? Sono tutti facilmente evitabili.
1. Pagare commissioni senza rendersi conto del costo totale
Questo è il principale. Molti organizzatori si iscrivono a piattaforme di prenotazione popolari senza calcolare il vero costo di quelle funzionalità "convenienti".
L'errore: Accettare commissioni della piattaforma del 5-15% come "semplicemente il costo del fare business" senza esplorare alternative.
La realtà: Per un anno di workshop mensili a 50€/biglietto con 20 partecipanti ciascuno, potresti pagare 600-1.800€ in commissioni inutili. Sono soldi che potrebbero andare verso luoghi migliori, marketing o semplicemente la tua tasca.
La soluzione: Separa la cattura delle email dall'elaborazione dei pagamenti. Usa uno strumento di registrazione senza commissioni per raccogliere le informazioni dei partecipanti, poi reindirizza al tuo link Stripe o PayPal. Pagherai solo la commissione standard di elaborazione pagamenti del 2,9%—nessuna commissione di piattaforma.
2. Ignorare l'opportunità della lista d'attesa
Quando il tuo evento è al completo, cosa succede alle persone che vogliono ancora registrarsi? Se la tua risposta è "semplicemente non possono", stai lasciando soldi sul tavolo.
L'errore: Trattare gli eventi al completo come vicoli ciechi invece che come opportunità per catturare lead interessati.
La realtà: Gli iscritti alla lista d'attesa sono i tuoi contatti più preziosi. Hanno dimostrato interesse cercando di registrarsi anche quando i posti erano esauriti. Queste persone sono candidati ideali per il tuo prossimo evento, offerte correlate, o anche una seconda data per lo stesso evento.
La soluzione: Abilita sempre la funzionalità lista d'attesa. Quando qualcuno prova a registrarsi per un evento completo, cattura la sua email con un messaggio come "Siamo al completo, ma unisciti alla lista d'attesa e ti avviseremo se si liberano posti o quando programmeremo la prossima sessione." Strumenti come BookOrWaitlist gestiscono questo automaticamente.
3. Chiedere troppe informazioni troppo presto
Ogni campo aggiuntivo nel tuo modulo di registrazione aumenta i tassi di abbandono. Eppure molti organizzatori creano moduli di registrazione che sembrano domande di lavoro.
L'errore: Richiedere numeri di telefono, indirizzi, preferenze alimentari, taglie di magliette e altro ancora prima che qualcuno si sia anche impegnato a partecipare.
La realtà: Ogni campo extra può ridurre le conversioni del 5-10%. Se stai chiedendo 8 informazioni quando hai bisogno solo di un'email e un nome, potresti perdere il 30-40% dei potenziali iscritti.
La soluzione: Inizia con solo l'email. Questo è tutto. Puoi raccogliere informazioni aggiuntive più tardi tramite un'email di follow-up ai partecipanti confermati. L'obiettivo della tua pagina di registrazione è catturare l'interesse, non condurre un sondaggio.
4. Nessun passo chiaro dopo la registrazione
Qualcuno invia la sua email... e poi? Troppe conferme di registrazione sono vaghe o incomplete, lasciando i partecipanti confusi su cosa succede dopo.
L'errore: Inviare un messaggio generico "Grazie per la registrazione" senza istruzioni chiare su pagamento, dettagli dell'evento o cosa aspettarsi.
La realtà: I partecipanti confusi non si presentano. O ti inviano email con domande di base che avrebbero dovuto essere risposte automaticamente. Questo crea un sovraccarico di supporto e riduce la partecipazione effettiva.
La soluzione: Crea un flusso di conferma chiaro:
- Pagina di conferma immediata con i prossimi passi
- Email automatica con dettagli dell'evento, link di pagamento (se separato), invito al calendario e informazioni di contatto
- Sequenza di promemoria (1 settimana prima, 1 giorno prima, la mattina stessa)
5. Non possedere i dati dei tuoi partecipanti
Questo potrebbe essere l'errore più insidioso perché il suo costo non è ovvio finché non provi a fare qualcosa con la tua lista di partecipanti.
L'errore: Lasciare che le piattaforme di registrazione "possiedano" la tua relazione con i partecipanti, tenendoti bloccato nel loro ecosistema.
La realtà: Se tutti i tuoi dati dei partecipanti vivono in una piattaforma di terze parti, sei dipendente da quella piattaforma per sempre. Vuoi inviare email ai partecipanti passati su un nuovo evento? Potresti dover pagare extra o esportare CSV scomodi. Vuoi migrare a uno strumento migliore? Buona fortuna a estrarre i tuoi dati in modo pulito.
La soluzione: Assicurati che qualsiasi sistema di registrazione che usi permetta l'export completo dei dati o, meglio ancora, si colleghi direttamente al tuo strumento di email marketing. La tua lista di partecipanti è un asset aziendale—trattala come tale. Quando usi BookOrWaitlist, ogni registrazione va direttamente nella tua lista, nessun export necessario.
Bonus: Non testare il tuo flusso di registrazione
Prima di concludere, ecco un errore bonus veloce: non testare il tuo processo di registrazione dal punto di vista dell'utente.
Percorri il tuo flusso di registrazione su mobile e desktop. È veloce? Chiaro? Il link di pagamento funziona? L'email di conferma arriva prontamente? Saresti sorpreso di quanti organizzatori scoprono flussi rotti solo dopo che i partecipanti si lamentano.
La strada da seguire
Nessuno di questi errori è fatale, ma si sommano. Collettivamente, possono costarti migliaia in commissioni, decine di partecipanti persi e innumerevoli ore di lavoro di supporto inutile.
La buona notizia è che correggerli non richiede soluzioni complesse. Nella maggior parte dei casi, si tratta di scegliere gli strumenti giusti ed essere intenzionali sul tuo flusso di registrazione.
Inizia con uno: scegli l'errore che risuona di più con i tuoi attuali punti dolenti e correggilo per il tuo prossimo evento. Poi affrontane un altro. In pochi eventi, avrai un sistema di registrazione che lavora per te invece che contro di te.
Pronto a correggere questi errori? Crea un flusso di registrazione migliore in pochi minuti.