5 erreurs que font les organisateurs d'événements avec les inscriptions
Après avoir analysé des centaines de flux d'inscription à des événements, nous avons identifié cinq erreurs critiques qui reviennent sans cesse. Ces erreurs coûtent de l'argent aux organisateurs, font perdre des participants potentiels et créent des maux de tête inutiles. La bonne nouvelle ? Elles sont toutes facilement évitables.
1. Payer des frais de commission sans réaliser le coût total
C'est la principale. Beaucoup d'organisateurs s'inscrivent sur des plateformes de réservation populaires sans calculer le vrai coût de ces fonctionnalités "pratiques".
L'erreur : Accepter des frais de plateforme de 5 à 15% comme "le coût normal de l'activité" sans explorer les alternatives.
La réalité : Pour une année d'ateliers mensuels à 50€/billet avec 20 participants chacun, vous pourriez payer 600 à 1 800€ de frais inutiles. C'est de l'argent qui pourrait aller vers de meilleurs lieux, du marketing, ou simplement votre poche.
La solution : Séparez la capture d'emails du traitement des paiements. Utilisez un outil d'inscription sans commission pour collecter les informations des participants, puis redirigez vers votre propre lien Stripe ou PayPal. Vous ne paierez que les frais de traitement des paiements standard de 2,9%—pas de commissions de plateforme.
2. Ignorer l'opportunité de la liste d'attente
Lorsque votre événement est complet, qu'arrive-t-il aux personnes qui veulent encore s'inscrire ? Si votre réponse est "elles ne peuvent tout simplement pas", vous laissez de l'argent sur la table.
L'erreur : Traiter les événements complets comme des impasses au lieu d'opportunités de capturer des prospects intéressés.
La réalité : Les abonnés à la liste d'attente sont vos contacts les plus précieux. Ils ont démontré leur intention en essayant de s'inscrire même quand les places étaient parties. Ces personnes sont des candidats privilégiés pour votre prochain événement, des offres connexes, ou même une deuxième date pour le même événement.
La solution : Activez toujours la fonctionnalité de liste d'attente. Quand quelqu'un essaie de s'inscrire à un événement complet, capturez son email avec un message comme "Nous sommes complets, mais rejoignez la liste d'attente et nous vous notifierons si des places se libèrent ou quand nous planifierons la prochaine session." Des outils comme BookOrWaitlist gèrent cela automatiquement.
3. Demander trop d'informations trop tôt
Chaque champ supplémentaire dans votre formulaire d'inscription augmente les taux d'abandon. Pourtant, de nombreux organisateurs créent des formulaires d'inscription qui ressemblent à des candidatures d'emploi.
L'erreur : Exiger des numéros de téléphone, des adresses, des préférences alimentaires, des tailles de t-shirt, et plus encore avant que quelqu'un ne se soit même engagé à participer.
La réalité : Chaque champ supplémentaire peut réduire les conversions de 5 à 10%. Si vous demandez 8 informations alors que vous n'avez besoin que d'un email et d'un nom, vous pourriez perdre 30 à 40% des inscrits potentiels.
La solution : Commencez avec juste l'email. C'est tout. Vous pouvez collecter des informations supplémentaires plus tard via un email de suivi aux participants confirmés. L'objectif de votre page d'inscription est de capturer l'intérêt, pas de mener une enquête.
4. Pas d'étapes claires après l'inscription
Quelqu'un soumet son email... et ensuite ? Trop de confirmations d'inscription sont vagues ou incomplètes, laissant les participants confus sur ce qui se passe ensuite.
L'erreur : Envoyer un message générique "Merci de vous être inscrit" sans instructions claires sur le paiement, les détails de l'événement, ou ce à quoi s'attendre.
La réalité : Les participants confus ne se présentent pas. Ou ils vous envoient des emails avec des questions basiques qui auraient dû être répondues automatiquement. Cela crée une surcharge de support et réduit la participation réelle.
La solution : Créez un flux de confirmation clair :
- Page de confirmation immédiate avec les prochaines étapes
- Email automatisé avec détails de l'événement, lien de paiement (si séparé), invitation au calendrier, et informations de contact
- Séquence de rappels (1 semaine avant, 1 jour avant, le matin même)
5. Ne pas posséder vos données de participants
C'est peut-être l'erreur la plus insidieuse car son coût n'est pas évident jusqu'à ce que vous essayiez de faire quelque chose avec votre liste de participants.
L'erreur : Laisser les plateformes d'inscription "posséder" votre relation avec les participants, vous enfermant dans leur écosystème.
La réalité : Si toutes vos données de participants vivent dans une plateforme tierce, vous êtes dépendant de cette plateforme pour toujours. Vous voulez envoyer un email aux anciens participants sur un nouvel événement ? Vous pourriez devoir payer en plus ou exporter des CSV compliqués. Vous voulez migrer vers un meilleur outil ? Bonne chance pour extraire vos données proprement.
La solution : Assurez-vous que tout système d'inscription que vous utilisez permet l'export complet des données ou, mieux encore, se connecte directement à votre propre outil d'email marketing. Votre liste de participants est un actif commercial—traitez-la comme tel. Quand vous utilisez BookOrWaitlist, chaque inscription va directement dans votre liste, pas besoin d'export.
Bonus : Ne pas tester votre propre flux d'inscription
Avant de conclure, voici une erreur bonus rapide : ne pas tester votre processus d'inscription du point de vue de l'utilisateur.
Parcourez votre propre flux d'inscription sur mobile et ordinateur. Est-il rapide ? Clair ? Le lien de paiement fonctionne-t-il ? L'email de confirmation arrive-t-il rapidement ? Vous seriez surpris de voir combien d'organisateurs découvrent des flux cassés seulement après que les participants se plaignent.
La voie à suivre
Aucune de ces erreurs n'est fatale, mais elles s'accumulent. Collectivement, elles peuvent vous coûter des milliers d'euros en frais, des dizaines de participants perdus, et d'innombrables heures de travail de support inutile.
La bonne nouvelle est que les corriger ne nécessite pas de solutions complexes. Dans la plupart des cas, il s'agit de choisir les bons outils et d'être intentionnel sur votre flux d'inscription.
Commencez par une : choisissez l'erreur qui résonne le plus avec vos problèmes actuels et corrigez-la pour votre prochain événement. Puis attaquez-en une autre. En quelques événements, vous aurez un système d'inscription qui travaille pour vous au lieu de contre vous.
Prêt à corriger ces erreurs ? Créez un meilleur flux d'inscription en quelques minutes.