Comment créer une liste email à partir de vos événements

Chaque événement que vous organisez génère de l'intérêt au-delà des personnes qui y participent réellement. Quelqu'un voit votre post Instagram mais ne s'inscrit pas. Quelqu'un tente de s'inscrire mais l'événement est complet. Quelqu'un participe une fois mais ne revient pas.

La plupart de cet intérêt disparaît car il n'y a pas de système pour le capturer. Chaque événement repart de zéro, avec une promotion auprès d'audiences froides, en espérant que l'algorithme coopère.

Créer une liste email à partir de vos événements change la donne. Au lieu de recommencer à chaque fois, vous construisez une audience que vous pouvez toucher directement, sans dépendre d'aucune plateforme.

Pourquoi une liste email construite à partir d'événements fonctionne différemment

Une liste email construite à partir d'inscriptions à des événements possède deux qualités qui la rendent particulièrement efficace :

Les personnes qui s'y trouvent ont déjà levé la main. Elles ne vous ont pas simplement suivi sur les réseaux sociaux. Elles ont laissé leurs coordonnées parce qu'elles voulaient participer à quelque chose que vous organisiez. C'est un signal d'intérêt bien plus fort.

Vous pouvez les toucher directement. Aucun algorithme ne décide si elles verront votre prochaine annonce. Quand vous envoyez un email à votre liste, il arrive dans leur boîte de réception. Les taux d'ouverture pour les emails liés aux événements envoyés par les organisateurs tournent généralement autour de 35 à 50%, contre 15 à 20% pour les newsletters générales.

Trois endroits pour capturer des contacts (la plupart des organisateurs n'en utilisent qu'un)

1. Lors de l'inscription

C'est le plus évident. Quelqu'un s'inscrit à votre événement, vous obtenez son email. La plupart des organisateurs le font déjà.

L'amélioration clé : assurez-vous de capturer les coordonnées avant d'envoyer les gens vers le paiement. Si vous redirigez directement vers une page de paiement, vous n'obtenez que les coordonnées des personnes qui finalisent l'achat. Une landing page qui collecte d'abord les coordonnées, puis redirige vers le paiement, capture tous ceux qui étaient intéressés, y compris ceux qui n'ont pas terminé le paiement.

Des outils comme BookOrWaitlist gèrent cela automatiquement.

2. Quand votre événement est complet

C'est celui que la plupart des organisateurs manquent complètement. Votre événement affiche complet. La personne suivante qui tente de s'inscrire voit "complet" et part. Vous ne savez jamais qu'elle a existé.

À la place, basculez votre page d'inscription en mode liste d'attente. Elle collecte toujours les coordonnées, mais affiche un message du type : "Cette session est complète. Laissez vos coordonnées et nous vous préviendrons quand la prochaine ouvrira."

Les contacts de la liste d'attente tendent à être vos meilleurs futurs participants. Ils ont déjà démontré assez d'intérêt pour tenter de s'inscrire. Quand votre prochain événement ouvre, envoyez-leur un email en premier.

3. Après l'événement

Envoyez aux participants un court email de suivi dans les 48 heures. Remerciez-les, demandez un retour rapide ("Quelle a été la partie la plus utile ?"), et incluez une ligne du type : "Vous voulez être informé des prochaines sessions ? Répondez simplement 'oui' à cet email."

Cela confirme que leur email est actif et rétablit le lien pendant que votre événement est encore frais dans leur esprit.

Faire grandir votre liste au fil du temps

Voici à quoi ressemble une trajectoire de croissance réaliste pour un petit organisateur d'ateliers :

Premier événement : Vous capturez 20 contacts (15 participants + 5 en liste d'attente).

Après 3 mois d'événements mensuels : Votre liste compte environ 70 à 90 personnes, en supposant un certain chevauchement entre les événements.

Après un an : Entre 200 et 500 contacts, selon la fréquence de vos événements et la taille de votre audience.

Ce ne sont pas des chiffres énormes. Mais pour une petite activité d'ateliers, une liste de 300 personnes engagées qui ouvrent vos emails suffit à remplir les événements de manière constante sans dépendre de la publicité payante ou des algorithmes des réseaux sociaux.

Le mot clé est "engagées". Une liste plus petite de personnes qui ouvrent réellement vos emails et réservent des événements est bien plus utile qu'une grande liste de personnes qui vous ignorent.

Quoi envoyer entre les événements

La plus grosse erreur que font les organisateurs avec leur liste : rester silencieux pendant des semaines, puis envoyer un message promotionnel quand le prochain événement ouvre. Cela entraîne les gens à ignorer vos emails.

Un meilleur schéma :

Juste après l'événement (dans les 48 heures) : Un email de remerciement avec un élément utile. Cela peut être un lien vers une ressource liée à ce que vous avez enseigné, une photo de l'événement ou un conseil rapide. Restez bref.

Exemple d'objet : "Merci pour samedi. Voici la liste des recettes."

Entre les événements (une fois toutes les 1 à 2 semaines) : Partagez quelque chose de véritablement utile lié à votre sujet. Si vous enseignez la poterie, partagez une technique d'émaillage. Si vous organisez des cours de cuisine, partagez une recette de saison. Si vous organisez des ateliers de yoga, partagez une routine matinale rapide.

Exemple d'objet : "Étirement de 3 minutes à faire à votre bureau"

Quand votre prochain événement ouvre : Annoncez-le à votre liste avant de publier publiquement. Cela récompense vos abonnés et remplit souvent une bonne partie des places avant même que vous ne fassiez la promotion sur les réseaux sociaux.

Exemple d'objet : "Prochain cours de cuisine : 15 mars. Places ouvertes maintenant."

Le ratio qui fonctionne : environ 3 emails à valeur ajoutée pour 1 email promotionnel.

Les outils dont vous aurez besoin

Votre configuration peut être simple :

1. Une landing page avec capture de contacts pour l'inscription aux événements. BookOrWaitlist gère cela, ou n'importe quel outil de landing page simple.
2. Un outil de marketing par email pour stocker les contacts et envoyer des emails. Mailchimp (gratuit jusqu'à 500 contacts), MailerLite ou ConvertKit fonctionnent tous. C'est là que vous gérerez votre liste, créerez des segments et enverrez des campagnes.
3. Une connexion entre les deux. Exportez les contacts de votre outil d'inscription et importez-les dans votre outil email. Si vous voulez de l'automatisation, des services comme Zapier peuvent connecter les deux pour que les nouvelles inscriptions arrivent automatiquement dans votre liste email.

Une note sur ce que BookOrWaitlist fait et ne fait pas : nous capturons les coordonnées (emails et numéros de téléphone) et vous permettons de les exporter en CSV. Pour envoyer des campagnes email, segmenter votre liste ou configurer des séquences automatisées, vous aurez besoin d'un outil de marketing par email dédié. Nous n'essayons pas d'être une plateforme email car des outils comme Mailchimp et ConvertKit font ce travail bien mieux.

Quand la liste commence à travailler pour vous

Le changement se produit quelque part autour de 100 à 200 contacts engagés. Au lieu que chaque événement soit un nouvel effort marketing, vous envoyez un email à votre liste et une portion significative des places se remplit en quelques heures. Vous passez moins de temps à promouvoir et plus de temps à réellement organiser vos événements.

Cela ne se produit pas du jour au lendemain. C'est le résultat d'une capture constante de contacts à chaque événement, de l'envoi de contenu utile entre les événements et du traitement de votre liste comme quelque chose qui mérite d'être maintenu.

Commencez à capturer des contacts à votre prochain événement. La liste que vous construisez cette année sera ce qui remplira vos événements l'année prochaine.